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档案数字化工作带来的影响

摘要:我国已经进入了信息化时代,档案作为不可再生的第一手信息资源,具有“取之不尽,用之不竭”的特点,数字化利用越多、效果越好,增值效果越大。但为工作带来便利的同时,也产生了很多不利的因素。
关键词 档案 数字化 工作 影响

当前为了适应新时代的变化,提升工作效率,逐步使用数字化管理的方式,但这种数字化管理模式在为档案工作带来便利的同时,一些负面影响也随之显现出来。近期我单位将部分档案资料进行了档案数字化加工处理,笔者从几个方面对本次数字化加工中存在的优势与劣势进行分析。

一、档案实施数字化管理的优势

(一)提高经济效益

过去的档案管理模式是以增加办公人员提高服务效率为首要手段,这样做大幅度增加了公司管理成本。档案数字化管理是通过计算机处理将纸质档案信息转化为机器可读档案,既节省了档案的存储空间,又使查阅档案变得极为快捷方便,从而避免了因重复复制档案资料而造成的人员和纸张的浪费,真正实现无纸化,大大提高了工作效率。

(二)提高工作效率

档案数字化管理使资料能及时归档,并快速提供利用。档案的数字化管理使档案信息能够及时存档并得到迅速利用。以我单位人事档案为例,干部在任用、提拔时都需要准确详细的“三龄二历一身份”等档案信息,这时档案数字化管理便可尽快提供详细和即时的数据。另外,数字档案使档案材料的使用非常简单,可以节省大量的查找时间,让利用者足不出户即可实现查档需求。此外,由于信息随着时间的推移而流动,数字档案实际上已成为“无墙界档案”,档案也从文件实体的保管转变为便于查阅的信息控制中心。

(三)提高对原始档案的保护

将纸质文件转化为数字文件后,档案的使用更加安全和方便。尤其是档案材料的历史悠久,数字处理无疑是更好的保护。此外,经过数字加工处理后,也防止了一些文件的伪造和篡改。实现档案数字化管理不仅可以通过权限控制直接在网上查阅打印,而且减少了对档案原件的调阅次数和复印次数,延长了档案的寿命,有效对档案原件进行保管和保护,确保了档案实体安全。

二、档案实施数字化管理的劣势

(一)没有充分挖掘档案资料

档案工作的生命力所在就是利用,但多数单位的档案管理人员为兼职员,档案人员专业知识水平低下,对数字化和电子化档案管理认识不透彻,在档案数字化管理时,把它作为了一种存储工具,并没有发挥出档案数字化管理的优势。在后期的档案利用时,还是采用原有传统的方式去手工检索,没有真正体会到数字化档案带来的便捷,这使得档案数字化管理受到较大的影响。此外,还有部分单位,将重点放在档案管理上,对于档案的利用价值则忽略,使得档案资源的利用率较低。

(二)档案载体的存储存在着一定的安全问题

随着信息技术的快速发展,网络安全问题也是非常担心的一个重要因素,由于计算机病毒和黑客入侵对计算机系统的危害较大,当档案存储设备出现安全问题后,其存储的档案信息也会受到较大的影响,给数字化档案的真实性和完整性产生了极大的威胁和安全隐患。此外,计算机软件、硬件频繁升级换代,为保证电子档案继续兼容和使用,就必须对电子档案转换,这个转换过程中可能会造成档案信息的丢失。

(三)数字化建设资金的不断投入

加快档案信息化建设,资金是制约的首要瓶颈。要做好档案数字化,就必须投入电脑、复印机、平板和高速扫描仪、文档一体化管理系统等一系列设施设备,这些都需要较大的经费投入,而且信息系统的维护也是一笔不小的费用。同时,由于电子产品的快速升级,寿命周期非常短,不可能一次投资受用终身,其在后期维修、维护、升级费用也是很大的。

三、对档案数字化劣势的管理策略

(一)充分挖掘档案的价值带动档案资源的有效开发利用

档案开发利用是档案工作的永恒主题。将“死档案”转化为“活信息”,是档案工作中最有价值的工作。党的十九大报告确立了“不忘初心、牢记使命”这一贯穿中国共产党人奋斗历程的重要主题。习近平总书记在十九大报告中用“为中国人民谋幸福,为中华民族谋复兴”回答了什么是中国共产党人的初心和使命。笔者认为,作为档案工作者,档案安全保管是最基本职能,档案的有效开发利用是我们党为人民谋幸福、为民族谋复兴的体现形式之一。

(二)信息化环境下档案信息安全的保障措施

一是各单位在整理归档文件时,要准确科学划分档案保密和非密文件的界限,真正做到要“涉密信息不上网,上网信息不涉密”。二是在档案信息化建设过程中,一定要配置符合国家涉密资质的档案管理信息系统,并与档案信息技术外包服务提供商签订档案信息安全保密协议。三是为确保档案管理信息系统的安全运行,将内部办公网与互联网物理隔离,严格按照保密管理要求,实行内外网分开办公。四、结语随着信息网络化的发展,我国已经进入了一个电子化、信息化、网络化、数字化的新时代。在数字化背景下,档案管理工作也要顺应潮流发生巨大改变,传统的档案管理模式已经不再适应新时代档案发展的要求,对存在的弊端,要扬长避短、克服弊端,确保档案数字化管理工作做好做实。

参考文献

[1]周青扬.数字化档案馆建设的挑战与实践[J].南方论刊,2010(S1):262

[2]李青.数字档案信息安全保障体系[J].办公室业务,2018 (7):62

[3]李冰馨一.信息时代加强档案管理途径[J].办公室业务,2019(3):132.

[4]崔万有.档案数字化管理工作带来的优势与劣势[J].办公室业务,2016(15):150.

作者:张芮 单位:山西航空产业集团有限公司

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